MACAM - MACAM SURAT

           

        Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal, yaitu:  

1.  Sarana pemberitahuan       
2.  Alat bukti tertulis
3.  Alat pengingat
4.  Bukti historis, dan
5.  Pedoman kerja. 

 

1. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dikirim seseorang kepada orang lain yang isinya menyangkut masalah pribadi ( perseorangan}.

Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut:

a. Tidak menggunakan kop surat
b. Tidak ada nomor surat
c. Salam pembuka dan penutup bervariasi
d. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
e. Format surat bebas

Ada dua macam surat pribadi, yaitu:

a.    a.   Surat pribadi yang bersifat kedinasan setengah resmi

Surat pribadi yang bersifat kedinasan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditunjukkan kepada suatu organisasi/instansi yang isinya menyangkut masalah pribadi atau kerja. Misalnya: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, dan surat izin tidak masuk sekolah.

Contoh:

Brebes,19 April 2016

Yth. Bapak/Ibu Guru Kelas X AP 2

SMK Negeri 1 Brebes

Dengan hormat,

Dengan ini saya orang tua/wali murid dari :

Nama : Ade Lia Kirara

Siswa : Kelas X AP 2

Memberitahukan bahwa pada hari ini Selasa, 19 April 2016, anak saya tersebut diatas tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasa dikarenakan sakit .

Demikian yang dapat saya sampaikan, atas pemberian izin dan keijaksanaan Bapak/Ibu Guru, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
 

Orang tua/Wali murid

b.     
b.  b. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan

     Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditunjukkan kepada orang lain (kerabat atau teman) dan isinya biasanya bersifat kekeluargaan. Misalnya: surat untuk sahabat dan surat dari anak untuk orang tuanya.

Contoh :

Untuk Sahabatku Titin                                                                                    Brebes, 19 April 2016
Jalan Imam Bonjol 53
Jakarta

Assalamu'alaikum Wr.Wb.

Hallo. apa kabar, baik-baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat. Mudah-mudahan kabarmu juga seperti itu.

Oya...Tin, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu bersama keluarga ku. Aku ingin melihat  keindahan kota Jakarta seperti yang pernah kau ceritakan dulu, dan  pastinya aku ingin melihat keadaanmu disana.

 

Wa'alaikum Salam. Wr. Wb.

 

Sahabatmu,

Ade Lia Kirara 

 

2. Surat dinas 

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi resmi tertentu sebagai alat komunikasi dalam maupun antar kantor atau dinas tertentu. 

Surat dinas memiliki ciri – ciri sebagai berikut :

1. Memiliki KOP surat

2. Memiliki nomor surat, tanggal, dan tujuan surat

3. Memiliki perihal, yaitu pemberitahuan isi surat dan lampiran

4. Menggunakan bahasa baku

5. Dibubuhi dengan cap oleh instansi atau badan tertentu

6. Memiliki tembusan

Contoh Surat Dinas:

Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

SMK Negeri 1 Brebes

Jalan Dr. Setiabudi No.17 Telp/ Fax. (0283) 67165 Brebes 5221

=========================================================================

                                                                                                Brebes, 19 April 2016

No             : 123/23/2015

Lampiran  : -

Perihal      : Pemberitahuan

Yth.Orang tua/Wali murid

SMK Negeri 1 Brebes

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati isra mi’raj, sekolah akan mengadakan kegiatan pesantren kilat yang bertujuan untuk menambah keimanan dan taqwa anak – anak didik kami. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada :

Tanggal   : 1 Juni – 4 Juni 2015   

Pukul     : 09. 00 wib

Tempat   : SMAN 1 Kota Tinggi

Acara ini akan dilaksanakan selama tiga hari dan siswa – siswi diwajibkan untuk menginap di sekolah selama acara berlangsung.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih. 

                                                                                                                 Kepala Sekolah

                                                                                                             SMK Negeri 1 Brebes

                                                                                                             Drs. Subkhi , M.Pd

                                                                                                           NIP : 12345678901234

 3. Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

Contoh surat sosial :

 

CV. MAJU MAKMUR

Jalan Dewi Sartika No. 12

SEMARANG

Yth. Bpk/Ibu Wali Murid Kelas IX

MTs. Nurul Hikmah

di tempat

Hal     : Permohonan Bantuan Dana

Lamp : -

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan program perbaikan gedung MTs. Nurul Hikmah maka dengan ini kami bermaksud untuk memohon sumbangan seikhlasnya dari Bapak untuk dialokasikan pada keperluan tersebut.

Adapaun estimasi biaya yang dibutuhkan untuk perbaikan gedung MTs. Nurul Hikmah adalah sebesar Rp 120.000.000 (seratus dua puluh juta rupaih).

Demikian surat permohonan ini kami buat, terimakasih atas sumbangan yang diberikan, semoga amalan Bapak/Ibu diterima disisi-Nya.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

                                                                                  Brebes, 19 April 2016 

                                                                           Hormat kami,

 

                                                                           Agung Prakoso

                                                                              Panitia Pembangunan 

 

 4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang memuat persoalan niaga yang di buat oleh suatu badan usaha atau perdagangan. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Contoh :

 Kepada
Toko Sumber Rejeki
Jln. Anggrek No. 23
Serang

Perihal      : Penawaran Barang
Lampiran : 1 lembar

Dengan hormat,
Berkaitan dengan usaha Bapak/Ibu dalam bidang perdagangan retail perlengakapan wanita, maka bersama ini kami ajukan penawaran pembuatan barang berupa tas wanita berkualitas produksi kami untuk diperdagangkan di toko Bapak/Ibu.

Bersama ini pula perlu kami sampaikan bahwa produk kami yang berupa tas, sepatu, pakaian dan perlengkapan wanita lainnya merupakan produk berkualitas karena telah berpengalaman sejak tahun 1986. Saat ini produk kami telah memiliki pangsa pasar yang luas, tersebar di toko-toko retail di 5 kota di seluruh Indonesia, seperti Medan, Padang, Jakarta, Bandung, dan Surabaya, dengan harga jual yang kompetitif. 

Untuk spesifikasi yang lebih jelas mengenai produk kami, bersama surat ini kami sampaikan pula brosur produk kami tersebut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih
                                                                                                                            Hormat kami,
                                                                                                                        PT JAYA SELALU

                                                                                                                        Ade Lia Kirara
                                                                                                                               Pemilik 

Demikian postingan dari saya tentang "Macam-Macam Surat" semoga bermanfaat bagi kalian semua. Sekian dan terima kasih...

SISTEM PENYIMPANAN SURAT

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
(FILLING SISTEM)

A.    Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Berikut adalah macam-macam sistem penyimpanan surat yang sering digunakan yaitu:   

1. Sistem Subjek

  

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah :

      

     Kepegawaian (masalah I)

     Inventarisasi (masalah II)

     Jabatan (masalah III)

     Perencanaan (masalah I)

     Karir (masalah II)

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label.

Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu : masalah I,II dan seterusnya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

2.    Sistem Abjad

Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang. Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana penemuan kembali ialah nama badan atau organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah :

1.      Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2.      Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3.      Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

4.      Susunan guide dan folder sederhana.

5.      Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

6.      Dapat juga mempunyai file campuran.

3.     Sistem Nomor

 

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal. 

 
Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1.   Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2.   Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3.   Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4.   Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5.   Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6.   Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1.   Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2.   Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3.   Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
 

4. Sistem Wilayah

 

Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

     Indonesia (Negara)

            Sumatera (Provinsi}
            Liot (Kabupaten}
           

Dalam sistem ini dokumen disimpan dalam folder dapat berupa dokumen tentang nama-nama langganan atau pegawai. Sarana penemuan kembali dapat melalui : nama orang/nama badan/organisasi, masalah,nomor/kode, dan nama tempat.

       
        Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1.      Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2.      Apabilaterjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain :  
1. Kemungkinan besar terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan  
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meski dalam surat tidak dicantumkan.  
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah 

Semoga dapat bermanfaat buat kalian semua, sekian terima kasih...............