SISTEM PENYIMPANAN SURAT

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
(FILLING SISTEM)

A.    Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Berikut adalah macam-macam sistem penyimpanan surat yang sering digunakan yaitu:   

1. Sistem Subjek

  

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah :

      

     Kepegawaian (masalah I)

     Inventarisasi (masalah II)

     Jabatan (masalah III)

     Perencanaan (masalah I)

     Karir (masalah II)

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label.

Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu : masalah I,II dan seterusnya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

2.    Sistem Abjad

Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang. Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana penemuan kembali ialah nama badan atau organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah :

1.      Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2.      Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3.      Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

4.      Susunan guide dan folder sederhana.

5.      Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

6.      Dapat juga mempunyai file campuran.

3.     Sistem Nomor

 

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal. 

 
Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1.   Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2.   Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3.   Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4.   Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5.   Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6.   Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1.   Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2.   Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3.   Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
 

4. Sistem Wilayah

 

Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

     Indonesia (Negara)

            Sumatera (Provinsi}
            Liot (Kabupaten}
           

Dalam sistem ini dokumen disimpan dalam folder dapat berupa dokumen tentang nama-nama langganan atau pegawai. Sarana penemuan kembali dapat melalui : nama orang/nama badan/organisasi, masalah,nomor/kode, dan nama tempat.

       
        Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1.      Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2.      Apabilaterjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain :  
1. Kemungkinan besar terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan  
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meski dalam surat tidak dicantumkan.  
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah 

Semoga dapat bermanfaat buat kalian semua, sekian terima kasih...............